Thông quan hàng hóa chậm: Nguyên nhân thường gặp và cách xử lý

Thông quan hàng hóa chậm: Nguyên nhân thường gặp và cách xử lý. Trong chuỗi cung ứng quốc tế, việc hàng hóa bị giữ lại hoặc chậm trễ tại cửa khẩu hải quan là một trong những rủi ro lớn nhất mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên phải đối mặt. Tình trạng này không chỉ làm phát sinh hàng loạt chi phí ngoài dự kiến như phí lưu kho bãi (Demurrage/Detention), mà còn làm gián đoạn chuỗi sản xuất, gây mất uy tín với đối tác thương mại. Để tối ưu hóa quy trình thông quan hàng hóa, doanh nghiệp cần hiểu rõ các nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự chậm trễ này, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa và xử lý khủng hoảng một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu sắc các rào cản thường gặp và cung cấp bộ giải pháp thực chiến từ góc nhìn của các chuyên gia logistics hàng đầu.

Hậu quả nghiêm trọng của việc chậm thông quan hàng hóa đối với doanh nghiệp

Sự chậm trễ trong khâu làm thủ tục hải quan không đơn thuần là vấn đề thủ tục hành chính, mà nó trực tiếp bào mòn lợi nhuận và làm suy giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Những tổn thất này thường được chia thành hai nhóm chính: thiệt hại tài chính trực tiếp và hệ lụy vận hành gián tiếp.

1. Tổn thất tài chính trực tiếp và tức thì

• Phí lưu container tại bãi (Demurrage - DEM): Hãng tàu chỉ cho phép doanh nghiệp lưu container miễn phí tại bãi cảng trong một số ngày nhất định (thường từ 3 đến 7 ngày). Vượt quá thời hạn này, doanh nghiệp phải trả phí DEM lũy tiến theo từng ngày, dao động từ vài chục đến hàng trăm USD cho mỗi container.
• Phí lưu vỏ container tại kho riêng (Detention - DET): Tương tự như DEM, nếu doanh nghiệp kéo container về kho nhưng chậm trễ trong việc trả vỏ rỗng về bãi chỉ định của hãng tàu do vướng mắc thủ tục, phí DET sẽ phát sinh liên tục.
• Phí lưu kho bãi của cảng (Storage Charge): Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải trả trực tiếp cho cảng để thuê vị trí đặt container trong thời gian chờ đợi giải phóng hàng.
• Chi phí cắm điện đối với hàng lạnh: Đối với các container lạnh chứa thực phẩm, hóa chất hoặc dược phẩm, việc duy trì nguồn điện liên tục tại bãi cảng để bảo quản hàng hóa là bắt buộc. Phí cắm điện phát sinh theo giờ và có mức giá rất cao.

2. Hệ lụy vận hành và uy tín thương mại

• Đứt gãy chuỗi sản xuất: Đối với các doanh nghiệp sản xuất nhập khẩu nguyên liệu đầu vào, việc chậm trễ một lô hàng có thể khiến toàn bộ nhà máy phải tạm dừng hoạt động. Chi phí duy trì nhân công, máy móc nhàn rỗi trong thời gian chờ nguyên liệu là cực kỳ lớn.
• Phạt vi phạm hợp đồng thương mại: Giao hàng trễ hẹn cho đối tác nước ngoài hoặc khách hàng trong nước thường đi kèm với các điều khoản phạt nặng nề, thậm chí doanh nghiệp có thể bị hủy đơn hàng hoàn toàn.
• Giảm chất lượng hàng hóa: Đối với hàng nông sản tươi sống, trái cây, thủy hải sản hoặc hàng có hạn sử dụng ngắn, việc bị lưu giữ quá lâu tại biên giới hay bến cảng trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt sẽ làm suy giảm nghiêm trọng chất lượng sản phẩm, dẫn đến nguy cơ phải tiêu hủy toàn bộ lô hàng.

Các nguyên nhân chủ quan phổ biến xuất phát từ phía doanh nghiệp

Phần lớn các vụ việc chậm trễ tại cơ quan hải quan xuất phát từ những sai sót, thiếu kinh nghiệm hoặc sự chuẩn bị thiếu chu đáo của chủ hàng. Việc nhận diện rõ các lỗi chủ quan này là bước đầu tiên để doanh nghiệp tự chấn chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc.

1. Sai lệch và thiếu sót trong bộ chứng từ hải quan

Hồ sơ hải quan là căn cứ pháp lý duy nhất để công chức hải quan kiểm tra và thông qua lô hàng. Chỉ một sai sót nhỏ về mặt số liệu hoặc ký tự cũng có thể khiến tờ khai bị từ chối hoặc bị đưa vào diện nghi vấn.

• Sự không đồng nhất giữa các chứng từ: Số liệu về trọng lượng (Gross Weight/Net Weight), số lượng kiện hàng, hoặc mô tả hàng hóa không trùng khớp giữa Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (Vận đơn) và Tờ khai hải quan.
• Lỗi trên Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Đây là nguyên nhân hàng đầu khiến doanh nghiệp bị bác C/O, dẫn đến việc không được hưởng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt (như AJCEP, VJEPA, EVFTA, RCEP...). Các lỗi thường gặp bao gồm: thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu không khớp, sai quy tắc xuất xứ (WO, PE, RVC...), chữ ký và con dấu của cơ quan cấp không đúng mẫu đăng ký, hoặc thiếu dấu "Issued Retroactively" khi C/O được cấp sau ngày xuất khẩu.

2. Áp sai mã HS (HS Code)

Mã HS là ngôn ngữ chung trong thương mại quốc tế để phân loại hàng hóa và xác định mức thuế tương ứng. Việc xác định sai mã HS dẫn đến hai kịch bản rủi ro lớn:

• Vô tình khai sai: Doanh nghiệp áp mã HS có mức thuế thấp hơn thực tế do không hiểu rõ cấu tạo, nguyên lý hoạt động hoặc thành phần của sản phẩm. Khi hải quan phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị khép vào hành vi khai sai mã HS nhằm gian lận thuế, bị phạt tiền và buộc phải chuyển luồng đỏ để kiểm hóa thực tế.
• Tranh chấp quan điểm phân loại: Có nhiều mặt hàng đa năng hoặc tích hợp công nghệ mới nằm ở ranh giới giữa nhiều mã HS khác nhau. Việc tranh luận, giải trình và chờ đợi kết quả phân tích phân loại từ Chi cục Kiểm định Hải quan có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.

3. Khai báo sai trị giá hải quan (Customs Valuation)

Nhằm chống thất thu ngân sách, cơ quan hải quan luôn có hệ thống cơ sở dữ liệu giá đối với từng nhóm mặt hàng. Nếu giá khai báo của doanh nghiệp thấp hơn đáng kể so với mức giá tham chiếu trong hệ thống, cơ quan hải quan sẽ lập tức nghi vấn doanh nghiệp có hành vi khai thấp trị giá để trốn thuế.

Khi rơi vào trường hợp này, lô hàng sẽ không được thông quan ngay mà doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tham vấn giá (Price Consultation). Doanh nghiệp phải xuất trình các chứng từ chứng minh giao dịch thực tế như: chứng từ thanh toán qua ngân hàng (L/C, T/T), hợp đồng mua bán, tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa người mua và người bán không ảnh hưởng đến giá cả.

4. Chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế và lệ phí hải quan

Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS sẽ không giải phóng hàng nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành việc nộp thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc các loại lệ phí liên quan. Nhiều trường hợp doanh nghiệp đã nộp tiền thuế nhưng do nghẽn mạng ngân hàng liên kết với hải quan, hệ thống chưa cập nhật trạng thái "đã nộp thuế", khiến lô hàng vẫn bị treo trên hệ thống.

Các nguyên nhân khách quan từ chuỗi cung ứng và cơ quan quản lý

Bên cạnh các yếu tố từ phía chủ hàng, quy trình thông quan còn chịu tác động mạnh mẽ bởi các yếu tố ngoại cảnh, đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng và dự phòng rủi ro tốt.

1. Sự thay đổi đột ngột của chính sách quản lý chuyên ngành

Các chính sách liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường thường xuyên được cập nhật thông qua các Thông tư, Nghị định mới của các Bộ, ngành quản lý chuyên ngành (Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn...). Nếu doanh nghiệp không theo dõi sát sao, hàng hóa về đến cảng mới phát hiện quy định mới đã có hiệu lực, dẫn đến việc không thể hoàn thiện thủ tục nhập khẩu đúng hạn.

2. Sự cố hệ thống công nghệ thông tin

Hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS vận hành trên nền tảng kỹ thuật số. Đôi khi, các sự cố kỹ thuật, đường truyền mạng bị gián đoạn hoặc quá tải hệ thống vào những ngày cuối tháng, cuối năm có thể khiến tờ khai không thể truyền đi, không thể phân luồng hoặc không nhận được phản hồi từ cơ quan hải quan.

3. Quá tải tại các cửa khẩu, cảng biển và trung tâm logistics

Vào các dịp cao điểm như cận Tết Nguyên Đán, mùa mua sắm cuối năm, lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng đột biến vượt quá năng lực đáp ứng của hạ tầng cảng biển và lực lượng nhân sự hải quan. Tình trạng ùn tắc giao thông tại các tuyến đường ra vào cảng (như đường Nguyễn Thị Định dẫn vào cảng Cát Lái) hay sự thiếu hụt phương tiện nâng hạ container cũng gián tiếp làm chậm tiến độ làm việc của công chức hải quan khi thực hiện kiểm hóa thực tế.

4. Tỷ lệ phân luồng tờ khai kiểm tra cao (Luồng Vàng và Luồng Đỏ)

Hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan tự động phân luồng tờ khai dựa trên lịch sử tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp và mức độ rủi ro của mặt hàng:

• Luồng Vàng (Kiểm tra hồ sơ): Công chức hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy/hồ sơ điện tử. Nếu phát hiện nghi vấn, thời gian xử lý sẽ kéo dài hơn.
• Luồng Đỏ (Kiểm tra thực tế hàng hóa): Đây là luồng tốn nhiều thời gian và chi phí nhất. Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra trực tiếp (hoặc qua máy soi container) để đối chiếu giữa thực tế hàng hóa và khai báo trên tờ khai.

Bộ giải pháp toàn diện phòng ngừa chậm thông quan cho doanh nghiệp

Để giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí phát sinh, doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các giải pháp mang tính hệ thống dưới đây vào quy trình vận hành xuất nhập khẩu của mình.

1. Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra chéo chứng từ (Pre-clearance Audit)

Ngay từ khi hàng hóa chưa được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển tại cảng đi, doanh nghiệp phải yêu cầu đối tác xuất khẩu cung cấp toàn bộ bản nháp (draft) của các chứng từ: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O). Bộ phận chứng từ của doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu chéo tất cả các số liệu:

• Kiểm tra tính logic giữa số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
• Đối chiếu tên hàng, mô tả đặc tính kỹ thuật trên hóa đơn với mã HS dự kiến áp dụng.
• Gửi bản nháp C/O cho các chuyên gia tư vấn hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan giàu kinh nghiệm để rà soát trước khi đối tác phát hành bản chính thức.

2. Sử dụng các dịch vụ logistics chuyên nghiệp và tích hợp

Xây dựng một chuỗi cung ứng khép kín với sự đồng hành của các đối tác logistics chuyên nghiệp là chìa khóa giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi tình huống.

• Dịch vụ Khai hải quan: Việc tự thực hiện thủ tục hải quan khi chưa có đội ngũ chuyên trách giàu kinh nghiệm thường dẫn đến nhiều sai sót đáng tiếc. Thuê một đơn vị chuyên nghiệp cung cấp Dịch vụ Khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề về áp mã HS, khai báo trị giá hải quan và hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Những đại lý hải quan uy tín luôn có mối quan hệ làm việc chặt chẽ và hiểu rõ quy trình tác nghiệp tại từng chi cục hải quan cụ thể.
• Dịch vụ Vận tải: Ngay sau khi tờ khai được thông quan hoặc được giải phóng hàng mang về bảo quản, sự nhanh chóng của Dịch vụ Vận tải nội địa là yếu tố quyết định để tránh phát sinh chi phí lưu bãi. Đơn vị vận tải chuyên nghiệp sẽ bố trí phương tiện (xe container, xe tải) túc trực sẵn sàng tại cảng để kéo hàng về kho của doanh nghiệp ngay lập tức.
• Dịch vụ Kho bãi và Quản lý kho: Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu cần phải chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng) mới được thông quan chính thức, doanh nghiệp có thể làm đơn xin đưa hàng về kho bảo quản để giải phóng container tại bãi cảng. Sử dụng Dịch vụ Kho bãi và Quản lý kho của các đơn vị logistics chuyên nghiệp giúp đảm bảo hàng hóa được lưu giữ trong môi trường tiêu chuẩn, an toàn, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu bãi cảng cực kỳ hiệu quả.
• Dịch vụ Bốc xếp hàng hóa: Đối với các lô hàng thuộc luồng Đỏ phải kiểm hóa thực tế, việc bốc dỡ, mở container để công chức hải quan kiểm tra đòi hỏi sự hỗ trợ từ đội ngũ bốc xếp chuyên nghiệp. Sử dụng Dịch vụ Bốc xếp hàng hóa nhanh chóng, đúng kỹ thuật sẽ giúp giảm thiểu thời gian kiểm hóa, bảo vệ hàng hóa tránh khỏi tình trạng hư hỏng, đổ vỡ trong quá trình kiểm tra thực tế.

3. Đăng ký xác định trước mã số hải quan (Advance Ruling)

Đối với các mặt hàng mới, thiết bị máy móc phức tạp hoặc các sản phẩm có tính chất lưỡng dụng khó phân loại mã HS, doanh nghiệp nên làm hồ sơ gửi lên Tổng cục Hải quan đề nghị xác định trước mã số hải quan trước khi tiến hành nhập khẩu chính thức. Văn bản xác định trước mã số hải quan của Tổng cục Hải quan có giá trị pháp lý bắt buộc thực hiện đối với tất cả các chi cục hải quan cửa khẩu, giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro tranh chấp mã HS khi làm thủ tục nhập khẩu.

4. Nâng cao mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần duy trì một lịch sử xuất nhập khẩu "sạch", không vi phạm hành chính về hải quan hay trốn thuế. Việc tuân thủ tốt sẽ giúp doanh nghiệp được hệ thống hải quan xếp hạng rủi ro thấp, từ đó tăng tỷ lệ tờ khai rơi vào Luồng Xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa), giúp đẩy nhanh tốc độ thông quan vượt trội.

Quy trình xử lý khẩn cấp khi lô hàng bị giữ lại tại cửa khẩu

Khi nhận được thông báo lô hàng bị vướng mắc hoặc chưa thể thông quan, doanh nghiệp cần giữ bình tĩnh và thực hiện ngay quy trình xử lý khủng hoảng theo các bước chuyên nghiệp sau:

Bước 1: Xác định chính xác nguyên nhân và tính chất của sự việc

Liên hệ ngay với công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ (đối với luồng Vàng) hoặc công chức kiểm hóa (đối với luồng Đỏ) để nắm rõ lý do cụ thể vì sao lô hàng bị giữ lại. Yêu cầu họ cung cấp thông tin bằng văn bản hoặc ghi chú rõ ràng trên hệ thống để doanh nghiệp có cơ sở xử lý.

Bước 2: Triệu tập cuộc họp khẩn với các bên liên quan

Thành lập nhóm xử lý khẩn cấp gồm đại diện bộ phận xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, chuyên viên kỹ thuật sản phẩm (nếu liên quan đến cấu tạo, chất lượng hàng hóa) và đại diện đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan đang trực tiếp làm việc tại cửa khẩu. Cùng nhau phân tích nguyên nhân và đưa ra các phương án giải trình khả thi.

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu giải trình và hồ sơ bổ sung nhanh chóng

• Nếu vướng mắc về mã HS: Chuẩn bị sẵn Catalogue gốc của nhà sản xuất, tài liệu phân tích thành phần hóa học (đối với hóa chất, hạt nhựa), chứng thư giám định chất lượng của bên thứ ba độc lập hoặc các kết luận phân loại tương tự của các lô hàng trước đó.
• Nếu vướng mắc về trị giá hải quan: Thu thập đầy đủ chứng từ chứng minh thanh toán thực tế (giấy báo Nợ của ngân hàng, điện chuyển tiền Swift), bảng tính giá thành sản phẩm của nhà sản xuất, hóa đơn cước vận chuyển quốc tế để sẵn sàng bước vào cuộc tham vấn giá.
• Nếu vướng mắc về kiểm tra chuyên ngành: Liên hệ trực tiếp với các trung tâm kiểm định, cơ quan quản lý nhà nước để xin đẩy nhanh tiến độ cấp chứng thư hoặc xin cấp giấy biên nhận đăng ký để làm thủ tục đưa hàng về kho bảo quản trước.

Bước 4: Làm việc trực tiếp và khéo léo với cơ quan hải quan

Đại diện doanh nghiệp cùng với đơn vị dịch vụ hải quan tiến hành gặp gỡ, giải trình trực tiếp với lãnh đạo Chi cục Hải quan hoặc công chức thụ lý hồ sơ. Thái độ làm việc cần chuyên nghiệp, dựa trên các căn cứ pháp lý rõ ràng, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành để chứng minh tính đúng đắn trong khai báo của doanh nghiệp. Tránh việc tranh cãi gay gắt không đáng có làm kéo dài thời gian giải quyết vụ việc.

Ưu thế vượt trội từ giải pháp logistics trọn gói của Proslink

Trong bối cảnh quy định pháp lý về xuất nhập khẩu ngày càng khắt khe và thay đổi liên tục, việc lựa chọn một đối tác logistics có đủ năng lực cung cấp chuỗi giải pháp toàn diện là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần Proslink tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp logistics tích hợp, giúp hóa giải mọi nỗi lo về chậm trễ thông quan của doanh nghiệp. Với hệ sinh thái dịch vụ đa dạng và chuyên sâu:

• Đội ngũ chuyên gia hải quan thực chiến: Proslink sở hữu đội ngũ nhân sự am hiểu tường tận pháp luật hải quan Việt Nam, có kinh nghiệm xử lý các mặt hàng khó, hàng quản lý chuyên ngành phức tạp. Chúng tôi cam kết tư vấn mã HS chính xác, rà soát chứng từ nghiêm ngặt trước khi truyền tờ khai, giúp tỷ lệ thông quan ngay từ lần đầu đạt mức tối đa.
• Hạ tầng kho bãi hiện đại: Hệ thống kho bãi rộng lớn, đạt chuẩn chất lượng cao của Proslink sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu lưu kho, bảo quản hàng hóa trong thời gian chờ thông quan hoặc chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành.
• Năng lực vận tải và bốc xếp mạnh mẽ: Với đội xe container, xe tải đa dạng tải trọng cùng đội ngũ bốc xếp chuyên nghiệp, Proslink đảm bảo việc giải phóng hàng hóa ra khỏi cảng và vận chuyển về kho khách hàng diễn ra an toàn, nhanh chóng ngay khi có lệnh thông quan.

Hãy để Proslink đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn, biến quy trình thủ tục hải quan phức tạp thành lợi thế cạnh tranh vượt trội, giúp dòng chảy hàng hóa của bạn luôn thông suốt và an toàn tuyệt đối.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PROSLINK
Địa chỉ: 354 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0909162626
Điện thoại: 0909162626
Email: info@proslink.vn