Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z. Thương mại quốc tế bằng đường biển luôn là huyết mạch của nền kinh tế, chiếm hơn 80% tổng sản lượng hàng hóa giao thương toàn cầu. Tuy nhiên, để đưa một lô hàng từ cảng xuất khẩu nước ngoài về đến kho của doanh nghiệp một cách an toàn, đúng tiến độ và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần phải nắm vững quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Đây là một chuỗi các hoạt động phức tạp từ đàm phán hợp đồng, xin giấy phép chuyên ngành, thông quan hải quan cho đến khâu vận chuyển nội địa. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết, thực tế và toàn diện nhất từ A đến Z về quy trình này, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát mọi rủi ro và tối ưu hóa chi phí vận hành.
1. Đàm phán và Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng ngoại thương là cơ sở pháp lý cao nhất ràng buộc quyền lợi và nghĩa vụ giữa bên bán (Exporter/Seller) và bên mua (Importer/Buyer). Một hợp đồng chặt chẽ sẽ hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong quá trình vận chuyển và thanh toán quốc tế.
Lựa chọn điều kiện thương mại (Incoterms 2020) phù hợp
Trong vận tải đường biển, các điều kiện Incoterms phổ biến nhất bao gồm EXW, FOB, CFR và CIF. Việc lựa chọn điều kiện nào phụ thuộc vào năng lực quản lý logistics và khả năng chịu rủi ro của doanh nghiệp:
- FOB (Free On Board): Người mua chịu trách nhiệm book tàu, mua bảo hiểm và chịu mọi rủi ro từ khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng xuất khẩu. Đây là điều kiện được các nhà nhập khẩu có kinh nghiệm ưu tiên vì họ có quyền chủ động lựa chọn hãng tàu và thương lượng giá cước vận chuyển.
- CIF (Cost, Insurance & Freight): Người bán chịu trách nhiệm thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hóa đến cảng đích. Người mua chỉ nhận hàng tại cảng đến và làm thủ tục thông quan. Phương thức này phù hợp với các doanh nghiệp mới, chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc với các đơn vị vận chuyển quốc tế.
- EXW (Ex Works): Người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro từ kho của người bán ở nước ngoài. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đối tác logistics toàn cầu đủ mạnh để xử lý các thủ tục tại nước xuất khẩu.
Các điều khoản cốt lõi cần lưu ý trong hợp đồng
Bên cạnh giá cả và số lượng, doanh nghiệp nhập khẩu cần đặc biệt chú ý đến các điều khoản sau để bảo vệ quyền lợi của mình:
- Điều khoản thanh toán (Payment Terms): Quy định rõ phương thức thanh toán như T/T (Chuyển tiền bằng điện), L/C (Thư tín dụng), hay D/P (Nhờ thu kèm chứng từ). Thời điểm thanh toán (đặt cọc bao nhiêu %, thanh toán nốt khi nhận được bản sao Bill of Lading hay sau khi thông quan) cần được ghi rõ.
- Quy cách đóng gói (Packing Specifications): Đối với vận tải đường biển, hàng hóa dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, va đập sóng biển. Yêu cầu về pallet gỗ (đã qua khử trùng), màng co, hay container lạnh phải được chi tiết hóa.
- Cảng xếp hàng (Port of Loading) và Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Xác định rõ tên cảng để tính toán đúng lộ trình và chi phí phát sinh.
2. Kiểm tra chính sách mặt hàng và áp mã HS Code
Trước khi tiến hành cho hàng đi, việc xác định hàng hóa của mình có thuộc diện cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay phải kiểm tra chuyên ngành là bước đi mang tính sống còn. Đi sai bước này có thể dẫn đến việc hàng hóa bị tịch thu hoặc buộc tái xuất ngay tại cảng đến.
Xác định mã HS (Harmonized System Code)
Mã HS là ngôn ngữ chung trong thương mại quốc tế để phân loại hàng hóa. Việc áp sai mã HS dẫn đến áp sai thuế suất, bị hải quan xử phạt hành chính về hành vi gian lận thuế (dù vô ý) hoặc làm chậm trễ tiến độ thông quan. Doanh nghiệp cần dựa vào các tài liệu kỹ thuật, catalogue, thành phần cấu tạo của sản phẩm để tra cứu mã HS phù hợp trên Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.
Xác định các thủ tục kiểm tra chuyên ngành
Nhiều mặt hàng khi nhập khẩu vào Việt Nam phải chịu sự quản lý của các Bộ, ngành liên quan dưới hình thức kiểm tra chuyên ngành:
- Kiểm dịch thực vật/động vật: Áp dụng cho các mặt hàng nông sản, gỗ thô, thịt, thủy hải sản tươi sống (thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).
- Kiểm tra chất lượng, hợp chuẩn hợp quy: Áp dụng cho thiết bị điện gia dụng, đồ chơi trẻ em, sắt thép xây dựng (thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương).
- Công bố mỹ phẩm, thực phẩm: Áp dụng cho các mặt hàng trực tiếp ảnh hưởng đến sức khỏe con người (thuộc Bộ Y tế).
Các thủ tục này cần được đăng ký trước hoặc ngay khi hàng về đến cảng thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia để tránh phát sinh chi phí lưu bãi lưu container.
3. Đặt chỗ trên tàu (Booking Space) và theo dõi tiến độ
Khi đã thống nhất được thời gian hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date), doanh nghiệp nhập khẩu (hoặc người bán tùy theo Incoterms) tiến hành liên hệ với hãng tàu hoặc đơn vị Forwarder để đặt chỗ vận chuyển.
Lựa chọn hình thức vận chuyển: FCL hay LCL
Tùy thuộc vào thể tích (CBM) và trọng lượng (Kgs) của lô hàng để quyết định hình thức gom hàng:
- FCL (Full Container Load - Hàng nguyên container): Áp dụng khi lượng hàng đủ lớn để đóng đầy một hoặc nhiều container (loại 20 feet, 40 feet thường hoặc 40 feet cao). Hình thức này an toàn hơn vì hàng hóa không bị lẫn lộn với chủ hàng khác.
- LCL (Less than Container Load - Hàng lẻ): Áp dụng cho các lô hàng nhỏ, không đủ đóng đầy một container. Hãng tàu hoặc forwarder sẽ gom nhiều lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng khác nhau đóng chung vào một container tại kho hàng lẻ (CFS - Container Freight Station).
Quy trình lấy Booking Note và giám sát đóng hàng
Sau khi gửi yêu cầu (Booking Request) với các thông tin về cảng đi, cảng đến, loại container, trọng lượng, hãng tàu sẽ cấp một lệnh cấp container rỗng và xác nhận đặt chỗ gọi là Booking Note. Trên Booking Note sẽ ghi rõ các thông tin:
- Closing time (Giờ cắt máng): Thời hạn cuối cùng mà container phải được hạ về bãi cảng xuất khẩu để kịp bốc lên tàu.
- ETD (Estimated Time of Departure): Ngày dự kiến tàu chạy.
- ETA (Estimated Time of Arrival): Ngày dự kiến tàu đến cảng đích.
Bên xuất khẩu sẽ kéo container rỗng về kho đóng hàng, kẹp chì (seal) hãng tàu và vận chuyển ngược lại cảng để làm thủ tục xuất khẩu.
4. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu đường biển hoàn chỉnh
Chứng từ là linh hồn của thủ tục hải quan. Một bộ chứng từ chuẩn chỉnh, nhất quán về mặt số liệu giữa các loại giấy tờ sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra trơn tru.
Một bộ chứng từ nhập khẩu đường biển cơ bản bao gồm:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L): Đây là chứng từ quan trọng nhất do hãng tàu cấp, thể hiện quyền sở hữu đối với hàng hóa. Có các loại vận đơn như Vận đơn gốc (Original B/L), Telex Release (Điện giao hàng) hoặc Seaway Bill tùy thuộc vào thỏa thuận thanh toán giữa hai bên.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện Incoterms làm cơ sở tính thuế.
- Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói, trọng lượng tịnh (Net weight), trọng lượng cả bì (Gross weight), số lượng kiện, số lượng container và số seal tương ứng.
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Đây là chứng từ không bắt buộc nhưng cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp được hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) như EVFTA, CPTPP, RCEP, ATIGA.
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: Được truyền qua phần mềm hải quan điện tử VNACCS.
- Các giấy tờ khác (nếu có): Giấy chứng nhận chất lượng (CQ), Giấy chứng nhận phân tích (COA), Giấy kiểm dịch thực vật/động vật, Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành.
5. Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) và lấy lệnh giao hàng (D/O)
Khoảng từ 1 đến 3 ngày trước khi tàu cập cảng đích, đại lý hãng tàu hoặc forwarder tại Việt Nam sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice - A/N) cho doanh nghiệp nhập khẩu.
Kiểm tra thông tin trên Arrival Notice
Ngay khi nhận được A/N, người nhập khẩu cần kiểm tra kỹ các thông số: Tên tàu, số chuyến, số container, số seal, số lượng kiện, trọng lượng và đặc biệt là các khoản phụ phí tại cảng đích (Local charges). Các phụ phí phổ biến bao gồm:
- THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ container tại cảng.
- D/O fee (Delivery Order fee): Phí phát hành lệnh giao hàng.
- CIC (Container Imbalance Charge): Phí mất cân đối vỏ container.
- Cleaning fee: Phí vệ sinh container sau khi dỡ hàng.
- CFS fee: Phí khai thác kho bãi hàng lẻ (chỉ áp dụng đối với hàng LCL).
Thủ tục đổi Lệnh giao hàng (D/O)
Doanh nghiệp mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu của công ty, Vận đơn gốc (hoặc bản chụp Telex Release), bản sao chứng minh nhân dân/CCCD của người đi lấy lệnh đến văn phòng hãng tàu hoặc forwarder để đóng tiền phụ phí và lấy Lệnh giao hàng (D/O). Lệnh D/O thường được cấp thành nhiều bản để xuất trình cho hải quan giám sát và cảng khi lấy hàng.
6. Thực hiện thủ tục khai hải quan nhập khẩu
Khai hải quan là khâu phức tạp nhất trong toàn bộ quy trình, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật thuế, chính sách mặt hàng và kỹ năng xử lý tình huống phát sinh tại cửa khẩu. Sử dụng chuyên nghiệp Dịch vụ Khai hải quan là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giảm thiểu sai sót kỹ thuật.
Truyền tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS
Người khai sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng (như ECUS5 VNACCS) để nhập toàn bộ thông tin lô hàng từ bộ chứng từ đã chuẩn bị. Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai chính thức đến hệ thống của Tổng cục Hải quan.
Nhận kết quả phân luồng tờ khai
Hệ thống tự động của Hải quan sẽ trả về kết quả phân luồng ngay sau khi tiếp nhận tờ khai:
- Luồng Xanh (Mã luồng 1): Hệ thống thông quan ngay lập tức. Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế nhập khẩu (nếu có) và xuống cảng lấy hàng. Tuy nhiên, hải quan vẫn có quyền kiểm tra sau thông quan nếu phát hiện nghi vấn.
- Luồng Vàng (Mã luồng 2): Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy (chứng từ scan gửi trên hệ thống). Doanh nghiệp cần xuất trình các chứng từ như Invoice, Packing List, C/O để công chức hải quan kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ chuẩn chỉnh, tờ khai sẽ được thông quan.
- Luồng Đỏ (Mã luồng 3): Đây là mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ giấy vừa tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Hàng hóa có thể bị kiểm hóa bằng máy quét (scanner) hoặc mở container kiểm tra thủ công tại bãi kiểm hóa của cảng dưới sự giám sát của chủ hàng và công chức hải quan để đối chiếu tính xác thực so với khai báo.
Nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT)
Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế thông qua cổng thanh toán điện tử của ngân hàng thương mại liên kết với hải quan (Nộp thuế 24/7) để hệ thống tự động thông quan tờ khai sau khi tiền thuế đã vào tài khoản kho bạc nhà nước.
7. Quy trình bốc xếp và vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho
Sau khi tờ khai được thông quan hoặc giải phóng hàng, bước tiếp theo là phối hợp giữa các đơn vị bến bãi, bốc xếp và xe vận chuyển để đưa hàng rời khỏi cảng.
Làm thủ tục tại thương vụ cảng
Người giao nhận mang lệnh D/O và mã vạch tờ khai hải quan đến thương vụ cảng (hoặc làm online qua hệ thống E-port của các cảng như Cát Lái, Hải Phòng) để đóng phí nâng hạ container (phí bốc container từ bãi lên xe đầu kéo) hoặc phí lao vụ kho CFS đối với hàng lẻ.
Điều động phương tiện vận tải
Sử dụng Dịch vụ Vận tải chuyên nghiệp là yếu tố quyết định để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, tránh phát sinh phí lưu xe, lưu bãi.
- Đối với hàng nguyên container (FCL), xe đầu kéo container sẽ vào bãi chỉ định, tài xế xuất trình phiếu EIR (Thiết bị giao nhận container) để cảng cẩu container lên rơ-moóc, sau đó tiến hành kẹp seal niêm phong của hải quan giám sát trước khi di chuyển ra khỏi cổng cảng (Gate out).
- Đối với hàng lẻ (LCL), xe tải nhỏ sẽ vào kho CFS của cảng. Tại đây, nhờ sự hỗ trợ từ Dịch vụ Bốc xếp hàng hóa tại kho bãi, hàng hóa được xếp lên xe một cách khoa học, tránh va đập hay móp méo thùng carton trước khi vận chuyển về kho của doanh nghiệp.
8. Quy trình dỡ hàng và quản lý lưu kho tại doanh nghiệp
Khi xe chở hàng về tới kho của doanh nghiệp, công tác chuẩn bị mặt bằng và nhân lực dỡ hàng cần được lên kế hoạch từ trước để tối ưu hóa thời gian giải phóng xe.
Dỡ hàng và kiểm tra thực tế tại kho
Doanh nghiệp tiến hành dỡ hàng khỏi container hoặc thùng xe tải. Quá trình này cần kết hợp chặt chẽ với Dịch vụ Kho bãi và Quản lý kho để đảm bảo việc phân loại, dán nhãn kiểm soát và sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí pallet quy định trong kho bãi.
Trước khi bẻ seal container, thủ kho cần chụp ảnh số container, số seal nguyên vẹn làm bằng chứng pháp lý trong trường hợp phát hiện thiếu hụt hàng hóa hoặc hư hỏng bên trong container. Quá trình dỡ hàng cần ghi nhận biên bản đối chiếu số lượng thực tế với Packing List.
Trả vỏ container rỗng (đối với hàng FCL)
Sau khi dỡ sạch hàng khỏi container, tài xế xe đầu kéo sẽ vận chuyển vỏ container rỗng trả lại cho hãng tàu tại các depot (bãi chứa vỏ) được chỉ định trên lệnh giao hàng D/O. Việc trả vỏ cần thực hiện trong thời hạn miễn phí lưu container (Free time Detention - DET) để tránh bị hãng tàu phạt tiền quá hạn vỏ container.
9. Các rủi ro thường gặp và kinh nghiệm xử lý thực tế trong quy trình nhập khẩu
Quy trình logistics đường biển kéo dài qua nhiều quốc gia và chịu sự quản lý của nhiều bên, do đó rủi ro phát sinh là điều khó tránh khỏi. Dưới đây là những tình huống thực tế phổ biến nhất:
Nghi vấn trị giá khai báo hải quan (Tham vấn giá)
Hải quan có thể không chấp nhận mức giá khai báo của doanh nghiệp vì cho rằng mức giá đó thấp hơn cơ sở dữ liệu giá của ngành hải quan. Trong trường hợp này, hải quan sẽ đưa tờ khai vào diện nghi vấn và yêu cầu doanh nghiệp tham vấn giá trong vòng 30 ngày. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh nguồn gốc mua bán thực tế bao gồm: chứng từ thanh toán ngân hàng (Swift code), hợp đồng, hóa đơn vận chuyển quốc tế để giải trình tính trung thực của giao dịch.
Bị bác bỏ chứng nhận xuất xứ (C/O)
Đây là rủi ro khiến doanh nghiệp mất đi khoản thuế ưu đãi cực kỳ lớn. Các lỗi thường gặp khiến C/O bị bác bỏ bao gồm: thông tin người xuất khẩu không khớp với hóa đơn, mô tả hàng hóa chung chung, số hiệu container/tàu bị gõ sai, hoặc tiêu chí xuất xứ không thỏa mãn quy định của FTA tương ứng. Để phòng tránh rủi ro này, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác xuất khẩu gửi bản nháp C/O (Draft C/O) để các chuyên gia logistics kiểm tra tính hợp lệ trước khi bản gốc được phát hành chính thức.
Phát sinh chi phí Demurrage/Detention (DEM/DET) quá lớn
DEM (phí lưu container tại cảng) và DET (phí lưu container tại kho riêng) có thể ngốn hàng ngàn USD của doanh nghiệp nếu thủ tục thông quan bị chậm trễ hoặc khâu kiểm tra chuyên ngành kéo dài quá lâu. Cách khắc phục là đàm phán với hãng tàu xin tăng số ngày miễn phí DEM/DET ngay từ khâu booking (thông thường từ 7 đến 14 ngày tùy tuyến đường).
10. PROSLINK - Đối tác Logistics toàn diện tối ưu chuỗi cung ứng của bạn
Để tự vận hành một quy trình nhập khẩu hoàn chỉnh bằng đường biển đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một bộ máy nhân sự logistics cồng kềnh và đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý phức tạp. Thấu hiểu những khó khăn đó, Công ty Cổ phần PROSLINK mang đến giải pháp dịch vụ logistics tích hợp trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu tại Việt Nam.
Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái dịch vụ hoàn chỉnh bao gồm:
- Dịch vụ Khai hải quan: Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc luật hải quan, xử lý nhanh gọn các hồ sơ khó, áp mã HS chuẩn xác và đại diện doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kiểm tra chuyên ngành nhanh chóng.
- Dịch vụ Vận tải: Sở hữu đội xe đầu kéo container và xe tải đa tải trọng mạnh mẽ, kết nối linh hoạt giữa các cảng biển lớn (Cát Lái, Hải Phòng, Cái Mép) về tận kho bãi của khách hàng an toàn và đúng hẹn.
- Dịch vụ Kho bãi và Quản lý kho: Hệ thống kho bãi hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế, trang bị hệ thống quản lý kho thông minh (WMS), đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, phân loại khoa học và kiểm soát xuất nhập tồn chính xác.
- Dịch vụ Bốc xếp hàng hóa: Đội ngũ công nhân xếp dỡ lành nghề kết hợp với trang thiết bị nâng hạ chuyên dụng, đảm bảo việc bốc xếp, dỡ hàng hóa diễn ra nhanh chóng, tuyệt đối an toàn cho cả con người và sản phẩm.
Với PROSLINK, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ đơn lẻ mà mang đến một giải pháp tổng thể, tối ưu hóa từng mắt xích trong chuỗi cung ứng của bạn, giúp tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí phát sinh ngoài ý muốn và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thương trường.
Hãy liên hệ ngay với PROSLINK hôm nay để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và bảng báo giá dịch vụ ưu đãi nhất cho lộ trình nhập khẩu sắp tới của bạn.
CÔNG TY CỔ PHẦN PROSLINK
Địa chỉ: 354 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0909162626
Điện thoại: 0909162626
Email: info@proslink.vn
