Incoterms ảnh hưởng đến chi phí và trách nhiệm Logistics như thế nào?

Incoterms ảnh hưởng đến chi phí và trách nhiệm Logistics như thế nào?. Trong hoạt động mua bán quốc tế, một quyết định sai lầm khi lựa chọn điều kiện thương mại có thể làm đảo lộn toàn bộ bài toán lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ cách thức vận hành của Incoterms logistics không chỉ dừng lại ở lý thuyết pháp lý, mà là yếu tố sống còn quyết định đến việc phân bổ chi phí, quản trị rủi ro và tối ưu hóa quy trình vận tải. Bài viết này phân tích sâu sắc mối liên hệ giữa Incoterms và chuỗi cung ứng, từ đó giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án tối ưu nhất cho hoạt động xuất nhập khẩu của mình.

Incoterms là gì và bản chất trong chuỗi cung ứng hiện đại

Incoterms (International Commercial Terms) là bộ quy tắc thương mại quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành. Bản chất của Incoterms là bộ ngôn ngữ chung toàn cầu nhằm phân định rõ ràng ba yếu tố cốt lõi giữa người bán (Seller) và người mua (Buyer) trong một giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế.

• Phân chia chi phí (Costs): Xác định ai là người chi trả cho từng chặng của hành trình di chuyển của hàng hóa, từ lúc xuất xưởng cho đến khi đến kho người nhận.
• Phân chia rủi ro (Risks): Xác định thời điểm và địa điểm mà rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hóa được chuyển giao từ người bán sang người mua.
• Phân chia nghĩa vụ (Obligations): Xác định bên nào có trách nhiệm thực hiện các thủ tục giấy tờ, thông quan, đóng gói, xếp dỡ và mua bảo hiểm.

Cần lưu ý rằng Incoterms không phải là luật và cũng không thay thế cho hợp đồng ngoại thương. Bộ quy tắc này chỉ có hiệu lực pháp lý khi được các bên dẫn chiếu trực tiếp vào hợp đồng mua bán. Ngoài ra, Incoterms không giải quyết các vấn đề về chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán hay việc vi phạm hợp đồng.

Phân loại các nhóm Incoterms 2020 và điểm di chuyển rủi ro

Phiên bản Incoterms 2020 hiện hành bao gồm 11 điều khoản được chia thành 4 nhóm chính (E, F, C, D) dựa trên mức độ tăng dần về trách nhiệm và chi phí của người bán.

Nhóm E (EXW) - Trách nhiệm tối thiểu cho người bán

EXW (Ex Works) đặt gánh nặng logistics hoàn toàn lên vai người mua. Người bán chỉ cần chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng tại địa điểm của mình (nhà máy, kho xưởng). Điểm chuyển giao rủi ro diễn ra ngay khi người bán đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại địa điểm xếp hàng chỉ định, thậm chí người bán không có nghĩa vụ phải bốc xếp hàng lên phương tiện vận chuyển của người mua.

Nhóm F (FCA, FAS, FOB) - Người mua chịu trách nhiệm vận chuyển chính

Ở nhóm này, người bán có trách nhiệm thông quan xuất khẩu cho hàng hóa và giao hàng cho người vận chuyển do người mua chỉ định.

• FCA (Free Carrier): Điểm chuyển giao rủi ro là khi hàng hóa được giao cho người chuyên chở do người mua chỉ định tại địa điểm thỏa thuận.
• FAS (Free Alongside Ship): Rủi ro chuyển giao khi hàng hóa được đặt dọc mạn tàu tại cảng xếp hàng chỉ định.
• FOB (Free on Board): Rủi ro chuyển giao khi hàng hóa đã nằm an toàn trên boong tàu tại cảng xếp hàng.

Nhóm C (CFR, CIF, CPT, CIP) - Người bán chịu chi phí vận chuyển chính nhưng không chịu rủi ro chặng chính

Đây là nhóm dễ gây nhầm lẫn nhất vì điểm chuyển giao chi phí và điểm chuyển giao rủi ro không trùng nhau.

• CFR (Cost and Freight) & CIF (Cost, Insurance and Freight): Người bán thuê tàu và trả cước phí đến cảng đích, nhưng rủi ro đã chuyển giao sang người mua ngay khi hàng hóa nằm an toàn trên boong tàu tại cảng xếp hàng.
• CPT (Carriage Paid To) & CIP (Carriage and Insurance Paid To): Người bán trả cước phí vận chuyển đến điểm đích quy định, nhưng rủi ro chuyển giao cho người mua ngay khi hàng được giao cho người chuyên chở đầu tiên.

Nhóm D (DAP, DPU, DDP) - Trách nhiệm tối đa thuộc về người bán

Nhóm D yêu cầu người bán phải đưa hàng hóa đến tận quốc gia nhập khẩu và chịu mọi rủi ro cho đến khi hàng được giao.

• DAP (Delivered at Place): Người bán giao hàng tại điểm đích thỏa thuận trên phương tiện vận tải chưa dỡ xuống.
• DPU (Delivered at Place Unloaded): Người bán chịu thêm chi phí và rủi ro dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải tại điểm đích.
• DDP (Delivered Duty Paid): Mức độ trách nhiệm cao nhất, người bán phải lo toàn bộ thủ tục nhập khẩu, đóng các loại thuế tại nước nhập khẩu để giao hàng đến tận kho người mua.

Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến Chi phí Logistics như thế nào?

Sự lựa chọn điều khoản Incoterms quyết định ai là người thanh toán cho từng hạng mục trong hóa đơn logistics. Việc này tác động mạnh mẽ đến dòng tiền và khả năng tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp.

Cơ cấu chi phí vận tải chặng chính

Trong các điều khoản nhóm F, người mua có quyền chủ động đàm phán cước tàu với các hãng vận chuyển nhờ tận dụng quy mô lượng hàng lớn của mình. Ngược lại, nếu chọn nhóm C hoặc D, người bán sẽ là bên quyết định đơn vị cung cấp Dịch vụ Vận tải. Nếu người bán không có năng lực logistics mạnh, họ thường cộng thêm một khoản biên lợi nhuận (markup) vào giá cước vận chuyển, khiến tổng chi phí mà người mua phải trả gián tiếp bị đẩy lên cao.

Chi phí lưu kho bãi và quản lý hàng tồn kho

Thời điểm chuyển giao quyền kiểm soát hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch lưu kho. Với điều kiện EXW, người mua phải chịu chi phí lưu kho tại nước xuất khẩu nếu tiến độ làm thủ tục xuất khẩu bị chậm trễ. Trong khi đó, với các điều kiện nhóm D, người bán phải duy trì liên kết với các đơn vị cung cấp Dịch vụ Kho bãi và Quản lý kho tại nước sở tại để lưu trữ hàng hóa trước khi phân phối đến tay khách hàng, làm gia tăng chi phí quản lý chuỗi cung ứng từ xa.

Phí xếp dỡ tại cảng (THC) và các phụ phí local charges

Các tranh chấp phổ biến nhất trong thực tế thường liên quan đến phụ phí tại cảng xếp và cảng dỡ (Local Charges). Ví dụ, trong điều khoản CIF, người bán chịu cước vận chuyển đến cảng đích, nhưng phí dỡ hàng tại cảng đích (Terminal Handling Charge - THC tại cảng nhập) có thể bị đẩy về phía người mua nếu hợp đồng không quy định rõ ràng. Việc hiểu sâu sắc từng điều khoản giúp các bên tránh được việc thanh toán trùng lặp các khoản phí xếp dỡ này.

Incoterms định hình Trách nhiệm Logistics của các bên ra sao?

Bên cạnh yếu tố tài chính, Incoterms phân định ranh giới trách nhiệm pháp lý và hành chính trong quá trình vận hành dòng hàng hóa vật chất.

Trách nhiệm bốc xếp hàng hóa tại các đầu mối trung chuyển

Việc dịch chuyển hàng hóa từ kho ra xe, từ xe xuống bãi cảng, rồi từ bãi cảng lên tàu đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của Dịch vụ Bốc xếp hàng hóa.

• Theo điều kiện EXW, người mua phải tự lo bốc xếp hàng lên xe tại kho người bán. Nếu xảy ra rơi vỡ trong quá trình bốc xếp này, người mua tự chịu trách nhiệm.
• Theo điều kiện FOB, người bán phải chịu chi phí và rủi ro bốc xếp hàng lên tàu. Chỉ khi hàng nằm yên vị trên boong, trách nhiệm của người bán mới chấm dứt.

Nghĩa vụ làm thủ tục thông quan xuất nhập khẩu

Thủ tục hải quan luôn là một trong những khâu phức tạp và dễ phát sinh rủi ro chậm trễ nhất. Sự phân chia trách nhiệm này trong Incoterms quy định rõ bên nào phải chuẩn bị hồ sơ và chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan hải quan sở tại.

• Nếu sử dụng EXW, người mua (bên nước ngoài) phải tự thực hiện thủ tục xuất khẩu tại nước sở tại - một việc cực kỳ khó khăn nếu họ không có pháp nhân tại đó. Lúc này, người mua buộc phải thuê một đơn vị cung ứng Dịch vụ Khai hải quan chuyên nghiệp tại nước xuất khẩu để giải quyết các vướng mắc pháp lý.
• Ngược lại, với điều kiện DDP, người bán phải gánh vác toàn bộ trách nhiệm thông quan nhập khẩu tại nước đến. Điều này đòi hỏi người bán phải am hiểu sâu sắc luật pháp, biểu thuế và các chính sách quản lý chuyên ngành của nước nhập khẩu.

Bảng so sánh chi tiết phân bổ chi phí và trách nhiệm theo Incoterms 2020

Để có cái nhìn trực quan, dưới đây là bảng phân bổ trách nhiệm giữa Người bán (S) và Người mua (B) đối với các điều khoản phổ biến:

Những sai lầm kinh điển khi áp dụng Incoterms trong thực tế

Rất nhiều doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm, vẫn thường mắc phải những sai lầm nghiêm trọng dưới đây khi áp dụng Incoterms vào hoạt động logistics hàng ngày.

Sử dụng sai phương thức vận tải cho FOB và CIF

Theo hướng dẫn của ICC, FOB và CIF là hai điều khoản dành riêng cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn quen tay soạn thảo hợp đồng xuất khẩu bằng đường hàng không hoặc vận tải container bằng đường biển theo giá FOB hoặc CIF.

Đối với hàng hóa đóng trong container, người bán thường giao hàng cho hãng tàu tại các bãi container (CY) hoặc kho gom hàng lẻ (CFS) nằm sâu trong nội địa chứ không giao trực tiếp trên boong tàu. Do đó, nếu xảy ra tổn thất tại bãi container trước khi xếp lên tàu, việc phân định trách nhiệm theo FOB sẽ vô cùng nhập nhằng. Trong trường hợp này, việc chuyển sang áp dụng FCA và CIP là giải pháp thay thế chuẩn xác nhất.

Mơ hồ về điểm chuyển giao rủi ro của nhóm C

Nhiều nhà nhập khẩu lầm tưởng rằng mua hàng CIF là an toàn tuyệt đối vì người bán lo hết cước phí và bảo hiểm đến tận cảng nhập khẩu. Tuy nhiên, họ không biết rằng rủi ro hư hỏng hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua ngay khi hàng qua lan can tàu (hoặc lên boong tàu) tại cảng xếp hàng. Nếu hàng hóa bị ướt hoặc va đập trong quá trình vận chuyển trên biển, người mua phải tự mình làm việc với đơn vị bảo hiểm và hãng tàu để đòi bồi thường, chứ không có quyền đổ lỗi hay từ chối thanh toán cho người bán.

Không lường trước gánh nặng thuế và thủ tục tại nước nhập khẩu khi chọn DDP

Một số doanh nghiệp xuất khẩu vì muốn chiều lòng đối tác nước ngoài đã chấp nhận ký hợp đồng theo điều kiện DDP. Khi hàng cập cảng nước bạn, họ mới ngỡ ngàng nhận ra mình không thể thực hiện Dịch vụ Khai hải quan nhập khẩu vì không có tư cách pháp nhân hay mã số thuế tại nước sở tại. Kết quả là hàng hóa bị lưu bãi, phát sinh chi phí phạt cực kỳ lớn, thậm chí bị tịch thu.

Chiến lược lựa chọn Incoterms thông minh để tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Không có điều khoản Incoterms nào là tốt nhất cho mọi trường hợp. Việc lựa chọn điều khoản nào phụ thuộc hoàn toàn vào vị thế thương lượng, năng lực quản lý logistics và chiến lược tài chính của doanh nghiệp bạn.

Khi nào doanh nghiệp nên chọn mua FOB, bán CIF?

Đây là công thức kinh điển được các chuyên gia logistics khuyến nghị cho các doanh nghiệp Việt Nam.

• Khi nhập khẩu (Mua FOB): Bạn giành được quyền kiểm soát chuỗi vận tải chặng quốc tế. Bạn tự chọn hãng tàu uy tín, đàm phán giá tốt và kiểm soát được lịch trình di chuyển, tránh rủi ro bị người bán ép giá cước hoặc giao hàng chậm trễ.
• Khi xuất khẩu (Bán CIF): Bạn là người chủ động thuê phương tiện vận tải. Việc này giúp bạn tạo mối quan hệ tốt với các hãng tàu tại Việt Nam, đồng thời có thể hưởng hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại từ các đơn vị cung cấp Dịch vụ Vận tải lớn.

Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách sử dụng các điều khoản nhóm D

Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn và sở hữu mạng lưới đối tác logistics toàn cầu đáng tin cậy, việc chào bán hàng hóa theo điều kiện DAP hoặc DDP sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội. Khách hàng nước ngoài sẽ vô cùng ưa thích việc chỉ cần đặt hàng và ngồi chờ hàng giao đến tận kho mà không cần bận tâm đến các thủ tục hải quan phức tạp hay việc thuê phương tiện bốc xếp.

Tận dụng sức mạnh của các đơn vị Forwarder và 3PL chuyên nghiệp

Dù áp dụng bất kỳ điều khoản Incoterms nào, doanh nghiệp cũng khó lòng tự mình vận hành hoàn hảo tất cả các khâu trong chuỗi logistics. Việc liên kết chặt chẽ với một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics tích hợp (3PL) có năng lực mạnh mẽ về cả Dịch vụ Khai hải quan, vận tải nội địa và quốc tế, cũng như hệ thống Dịch vụ Kho bãi và Quản lý kho chuẩn mực sẽ giúp doanh nghiệp hóa giải mọi rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí vận hành ở mức thấp nhất.

Kết luận

Lựa chọn Incoterms không đơn thuần là chọn một ký tự ba chữ cái đặt vào hợp đồng thương mại. Đó là một quyết định mang tính chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận, mức độ an toàn của dòng hàng và uy tín của doanh nghiệp trên trường quốc tế. Việc thấu hiểu tường tận quyền lợi và nghĩa vụ đi kèm từng điều khoản sẽ giúp doanh nghiệp nắm thế chủ động trong mọi cuộc đàm phán thương mại.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đối tác logistics toàn diện, am hiểu sâu sắc luật lệ thương mại quốc tế để đồng hành trong việc tối ưu hóa chi phí và quản trị rủi ro vận tải, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:

CÔNG TY CỔ PHẦN PROSLINK
Địa chỉ: 354 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0909162626
Điện thoại: 0909162626
Email: info@proslink.vn