5 yếu tố khiến chi phí vận chuyển hàng hóa tăng cao mà doanh nghiệp thường bỏ qua. Việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng là bài toán đau đầu của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào, trong đó chi phí vận chuyển hàng hóa luôn chiếm tỷ trọng lớn và khó kiểm soát nhất. Nhiều đơn vị thường tập trung cắt giảm giá cước vận tải đơn thuần mà bỏ qua những "lỗ hổng" ẩn sâu trong quá trình vận hành. Những sai lầm nhỏ trong khâu chuẩn bị, quản lý giấy tờ hay sắp xếp kho bãi có thể làm đội chi phí lên gấp nhiều lần so với dự tính ban đầu. Hiểu rõ các yếu tố ngầm này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Quy trình khai báo hải quan thiếu chính xác
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chi phí vận chuyển hàng hóa tăng vọt chính là các vấn đề liên quan đến thủ tục thông quan. Nhiều doanh nghiệp vì nóng vội hoặc thiếu kinh nghiệm trong việc áp mã HS (HS Code) dẫn đến việc khai báo sai lệch, từ đó phát sinh thuế nhập khẩu, thuế GTGT không đáng có, thậm chí là bị xử phạt hành chính.
Khi hàng hóa bị giữ lại tại cảng hoặc cửa khẩu do lỗi hồ sơ, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với tiền phạt mà còn phải gánh chịu chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) tính theo ngày. Nếu thời gian giải phóng hàng bị kéo dài, các kế hoạch phân phối tiếp theo sẽ bị đảo lộn, buộc doanh nghiệp phải thuê xe gấp với mức giá cao hơn để bù đắp tiến độ. Để tránh điều này, việc sử dụng dịch vụ khai hải quan chuyên nghiệp từ các đơn vị có kinh nghiệm thực tế là giải pháp tối ưu. Họ giúp chuẩn hóa bộ từ ngữ, mã hóa hàng hóa chính xác, giúp hàng hóa lưu thông suôn sẻ ngay từ lần kiểm tra đầu tiên.
Quản lý kho bãi không hiệu quả
Kho bãi không đơn thuần là nơi chứa hàng, nó là điểm trung chuyển chiến lược quyết định tốc độ của toàn bộ hệ thống logistics. Nếu quản lý kho yếu kém, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng hàng hóa thất thoát, hư hỏng hoặc mất thời gian tìm kiếm khi xuất hàng. Những bất cập này trực tiếp ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển hàng hóa thông qua việc tăng thời gian chờ đợi của phương tiện vận tải.
Việc ứng dụng dịch vụ kho bãi và quản lý kho bài bản giúp tối ưu hóa không gian, phân loại hàng hóa theo tính chất, giúp công việc xuất nhập diễn ra nhanh chóng hơn. Khi hàng hóa được sắp xếp khoa học, việc tiếp cận và lấy hàng trở nên gọn gàng, giảm thiểu thời gian xe tải phải chờ tại bãi. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa số lượng lớn hoặc hàng cần lưu kho lạnh, nơi mỗi giờ chờ đợi đều đi kèm với chi phí điện năng và hao hụt giá trị sản phẩm.
Quy cách bốc xếp hàng hóa không tối ưu
Nhiều doanh nghiệp không chú trọng vào khâu bốc xếp, dẫn đến việc tận dụng diện tích container hoặc xe tải không hiệu quả. Khi hàng hóa bị sắp xếp cồng kềnh, chiếm quá nhiều không gian nhưng lại nhẹ, doanh nghiệp đang lãng phí một phần lớn chi phí không gian trên mỗi chuyến hàng. Ngược lại, nếu bốc xếp không đúng kỹ thuật, hàng hóa dễ bị hỏng hóc, đổ vỡ, dẫn đến chi phí đền bù hoặc thay thế rất đắt đỏ.
Sử dụng dịch vụ bốc xếp hàng hóa chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề này. Đội ngũ bốc xếp có kinh nghiệm biết cách tận dụng tối đa thể tích, sắp xếp hàng hóa theo khối lượng, kích thước và loại hàng sao cho ổn định nhất trong quá trình di chuyển. Đặc biệt, với các mặt hàng đặc thù như máy móc cồng kềnh hay hàng dễ vỡ, quy trình đóng gói và bốc xếp chuẩn xác còn giúp giảm rủi ro va đập, từ đó tiết kiệm chi phí bảo hiểm và bảo trì hàng hóa.
Chọn sai đơn vị vận tải và hình thức vận chuyển
Lựa chọn hình thức vận chuyển không phù hợp với đặc thù hàng hóa và tuyến đường là sai lầm kinh điển. Chẳng hạn, hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn nhưng lại chọn vận tải đường biển chậm chạp, hoặc vận chuyển hàng lẻ (LCL) với chi phí cao hơn so với việc tối ưu hóa đóng hàng vào container nguyên (FCL) khi khối lượng đủ lớn.
Ngoài ra, việc không nắm rõ thị trường, không so sánh giá giữa các phương thức vận tải khiến doanh nghiệp luôn phải trả giá cao hơn thực tế. Một đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải uy tín sẽ tư vấn cho bạn lộ trình phù hợp, kết hợp đa phương thức (đường bộ, đường sắt, đường thủy) để đạt mức cân bằng giữa chi phí và thời gian giao hàng. Sự minh bạch trong chính sách giá và lộ trình rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền và dự báo chi phí chuẩn xác hơn.
Thiếu chiến lược lập kế hoạch giao hàng
Tình trạng "nước đến chân mới nhảy" khiến doanh nghiệp luôn phải trả mức phí cao hơn cho các đơn hàng gấp. Vận chuyển hàng hóa vào giờ cao điểm, hoặc đặt xe sát ngày khởi hành thường khiến chi phí dịch vụ tăng từ 20-50% so với kế hoạch dài hạn. Sự thiếu hụt trong chiến lược lập kế hoạch giao hàng khiến doanh nghiệp mất đi khả năng chủ động trong việc điều phối dòng hàng.
Để tối ưu hóa, hãy xây dựng lịch trình giao hàng định kỳ, dự báo lượng hàng tồn kho để đặt dịch vụ vận tải từ sớm. Khi có kế hoạch rõ ràng, đơn vị logistics có thể kết hợp các đơn hàng nhỏ, ghép xe hoặc ghép container, từ đó tối ưu chi phí vận chuyển hàng hóa cho cả hai bên. Đồng thời, doanh nghiệp nên tích hợp các công nghệ theo dõi hàng hóa để giám sát hành trình, kịp thời xử lý các sự cố phát sinh trên đường đi.
Tóm lại, việc kiểm soát chi phí trong logistics không chỉ dừng lại ở các con số trên hóa đơn vận tải. Đó là tổng hòa của việc quản lý thủ tục, tối ưu kho bãi, kỹ thuật bốc xếp, lựa chọn phương thức vận chuyển và chiến lược lập kế hoạch dài hạn. Bằng cách tập trung vào những yếu tố ẩn khuất này, doanh nghiệp sẽ tạo ra được sự khác biệt lớn về hiệu suất vận hành.
CÔNG TY CỔ PHẦN PROSLINK
Địa chỉ: 354 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0909162626
Điện thoại: 0909162626
Email: info@proslink.vn
